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Data Studio 報表基礎設定 – 共用報表、資料源

Data Studio 報表基礎設定 – 共用報表、資料源

Data Studio 報表是可以和他人共用的,透過共用設定即可將報表和資料源的編輯以及檢視權限交付給其他人,本篇文章將會教你報表與資料源的共用設定,如果你想更進一步了解報表和資料源的編輯權與檢視權,可以前往 Data Studio 報表、資料源權限管理

報表的結構

在和其他人共用報表以前,首先要先了解所有的報表都是由以下兩個結構組成的:

報表範本

包含圖表、文字框、圖片、折線和形狀,所有視覺化的部分組合起來就是一個報表範本。

資料來源(資料源)

包含表格、評量表、時間序列、長條、圓餅…所有的圖表都需要一個資料源來呈現數據。

所以,在我們共用報表時,可以管理的不單單只是報表範本的權限,也包含資料源的權限;想要查看完整的報表內容,就必須需同時擁有報表範本以及資料源的權限。

共用報表範本

共用報表

你可以在首頁的報表分類瀏覽所有擁有權限的報表,並透過點擊報表最右邊三個點找到可以共用報表的按鈕(只有報表擁有者、編輯者可以使用共用功能)。

什麼時候會需要共用報表範本?

提供檢視、編輯權限:當你需要和別人共同編輯此報表,或是將報表交付給他人做檢視,這時候就會需要共用報表範本。

共用報表範本:當你想分享你做的報表範本,讓他人可以複製報表範本的所有外觀、樣式設定並套用在自己的資料源上。(想知道如何複製報表範本可以前往建立第一份 Data Studio 報表

共用報表範本設定

共用報表-新增成員

點擊報表上方的共用後,可以看到共用報表範本分為兩部分,新增成員管理存取權,新增成員可以透過輸入名稱或電子郵件的方式給予對方檢視編輯的權限(這邊給的只有報表範本的權限)。

共用報表-管理存取權

管理存取權的地方除了可以控制連結共用設定(管理擁有連結者的存取權,這邊給的依然只有報表範本的權限);先前透過新增成員邀請的使用者,也可以在這邊進行權限的修改;如果你是報表的擁有者,最下方會多出兩個選項,可以關閉擁有編輯權限者的變更存取全及新增共用對象以及擁有檢視權限者的下載、列印和複製功能

共用資料源

共用資料源

你可以在首頁的資料來源分類瀏覽所有擁有權限的報表,並透過點擊資料源最右邊三個點找到可以共用資料源的按鈕(只有報表擁有者、編輯者可以使用共用功能)。

備註:如果你是在報表新增資料來源,預設為內嵌資料來源,內嵌資料來源不會出現在資料來源管理頁面,詳細說明可以參考 Data Studio 資料來源類型 內嵌 vs 可重複使用

什麼時候會需要共用資料源?

串接資料源至其他報表:取得資料源的權限後(檢視或編輯),即可將資料源串接至其他報表。

查看資料源欄位與設定:取得資料源的權限後(檢視或編輯),即可查看資料源的所有欄位及資料源連接設定。

新增資料源欄位:報表編輯人員需要擁有資料源的編輯權限才能夠新增資料源欄位;從圖表新增圖表欄位則不受此限制,下方為從圖表新增欄位範例。

延伸閱讀:
Data Studio 新增圖表欄位&新增資料源欄位的差異
Data Studio 報表、資料源權限管理

共用資料源設定

共用資料源-已新增的報表

共用資料源的操作和共用報表範本是一樣的,唯一不同的是在這裡多了一個已新增的報表分類,在這邊可以看到當前資料源有和哪些報表串接,並可以在這邊直接移除已串接的報表。

更多說明可以參考官方文件

常見問題 FAQ

共用報表成員有限制嗎?

共用報表功能只支援 Google 帳戶,@gmail.com 結尾或是 Google Workspace (原 Gsuite) 帳戶使用者才能使用此功能。

如果要共用報表的對象沒有 Google 帳戶怎麼辦?

沒有 Google 帳戶就無法使用共用報表功能,建議可使用公開連結或下載 PDF 的方式分享報表內容。

報表分享顯示失敗怎麼辦?

如果使用的是 Google Workspace 帳戶,管理員有可能限制了共享功能,在這種情況下,報表將無法和組織以外的 Google 帳戶使用者分享。

什麼時候會需要共用報表範本?

提供檢視、編輯權限:當你需要和別人共同編輯此報表,或是將報表交付給他人做檢視,這時候就會需要共用報表範本。
共用報表範本:當你想分享你做的報表範本,讓他人可以複製報表範本的所有外觀、樣式設定並套用在自己的資料源上。

什麼時候會需要共用資料源?

串接資料源至其他報表:取得資料源的權限後(檢視或編輯),即可將資料源串接至其他報表。
查看資料源欄位與設定:取得資料源的權限後(檢視或編輯),即可查看資料源的所有欄位及資料源連接設定。
新增資料源欄位:報表編輯人員需要擁有資料源的編輯權限才能夠新增資料源欄位;從圖表新增圖表欄位則不受此限制,下方為從圖表新增欄位範例。

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