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Data Studio 報表、資料源權限管理

Data Studio 報表、資料源權限管理

你是否有過共享報表給其他人後,對方打開報表看到的卻是不完整的報表甚至一片空白?也許你的解決方式就是將對方所有共用的權限開到編輯權,但這樣做其實也相對的讓自己的報表與資料源暴露在不安全的環境下。其實 Data Studio 提供著非常方便的權限管理設定,讓你可以在共用報表的同時保護自己的報表與數據,透過權限管理設定可以讓你的報表即便在共用後,只對有權限者顯示數據。

雖然權限管理其實就是幾個簡單的開關,但是當你不了解其定義以及設定方式的時候,這反而會造成一種阻礙。在本篇文章中將會教你如何透過報表的權限管理保護自己的數據,如果你只想知道如何共用報表與資料源,可以直接前往 Data Studio 報表基礎設定 – 共用報表、資料源

報表與資料源的權限分類

想要有效的管理報表與資料源的權限,首先必須先了解所有的權限分類以及每一種權限的權利範圍:

報表擁有者

每一份報表只會有一個擁有者,預設為報表的建立者,可透過共用設定將報表擁有者權限轉移給其他使用者。報表擁有者擁有報表的最高權限,除了擁有完整的編輯權限以外,還可以透過共用設定來限制其餘編輯者和檢視者的存取權限。

共用報表

開啟共用視窗後,在”管理存取權”分類的最下方會多出兩個選項,可以關閉編輯權的”變更存取全及新增共用對象”以及檢視權者的”下載、列印和複製功能”。

報表編輯權

報表編輯權是由報表擁有者或報表編輯者所指派的,其相關權限如下:

1. 新增報表內圖表和編輯現有圖表。

2. 管理現有使用者的權限包括移除,也可以邀請新的使用者給予檢視或編輯權(報表擁有者可以關閉此權限)。

3. 複製報表和下載報表,就算報表擁有者關閉”下載、列印和複製功能”,有編輯權限的使用者不會被影響。

4. 刪除已串接的資料源,就算使用者本身沒有該資料源權限也可以刪除。

5. 新增資料源到報表,所有使用者本身有權限的資料源都可以新增,不限歸屬。

6. 就算沒有資料源的權限,依然可以在圖表內新增欄位(新增的欄位只有該圖表有效),資料源擁有者可以關閉此功能(報表中的欄位編輯功能)

報表檢視權

報表編輯權是由報表擁有者或報表編輯者所指派的,其相關權限如下:

1. 可以檢視報表,至於圖表內的數據是否顯示就要依照該資料源的憑證設定來決定是否可查看圖表內的數據。

2. 下載、複製報表範本,報表擁有者可以關閉此功能。

資料源擁有者

每一個資料源只會有一個擁有者,預設為資料源的建立者,可透過共用設定將資料源擁有者權限轉移給其他使用者。資料源擁有者擁有資料源的最高權限,除了擁有完整的編輯權限以外,還可以透過以共用以及資料源設定來限制其餘編輯者和檢視者的存取權限。

共用資料源

開啟共用視窗後,在”管理存取權”分類的最下方會多出兩個選項,可以關閉編輯權的”變更存取全及新增共用對象”以及檢視權的”下載、列印和複製功能”。

資料源連結設定

在資料源的編輯區塊(報表選單”資源”????”管理已新增的資料來源”????選擇要編輯的資料源點擊”編輯”)只有資料擁有者可以更改資料來源連結設定(資料憑證、資料更新間格、社群視覺呈現存取權、報表中的欄位編輯功能),關於這幾個功能的定義以及使用方式可以前往 Data Studio 資料來源連結設定

資料源編輯權

資料源編輯權是由資料源擁有者或資料源編輯者所指派的,其相關權限如下:

1. 編輯資料源現有欄位、新增欄位以及查看資料來源連結設定(資料憑證、資料更新間格、社群視覺呈現存取權、報表中的欄位編輯功能)。

2. 管理現有使用者的權限包括移除,也可以邀請新的使用者給予檢視或編輯權,報表擁有者可以關閉此權限。

3. 將資料源串接至其他報表,串接後資料源的擁有者還是原本的資料源擁有者,並不會改變(原本是編輯者串接後一樣會是檢視者)。

注意:擁有資料源的編輯權限不代表一定可以看到資料源的數據,這和資料憑證的設定有關,想了解更多可以前往 Data Studio 資料來源連結設定

資料源檢視權

資料源檢視權是由資料源擁有者或資料源編輯者所指派的,其相關權限如下:

1. 檢視資料源現有的欄位以及查看資料來源連結設定(資料憑證、資料更新間格、社群視覺呈現存取權、報表中的欄位編輯功能)。

2. 將資料源串接至其他報表,串接後資料源的擁有者還是原本的資料源擁有者,並不會改變(原本是檢視者串接後一樣會是檢視者)。

所以資料源的檢視權其實沒什麼用,如果你還知道其他資料源檢視者的用處,歡迎來信告知????

注意:擁有資料源的檢視權限不代表一定可以看到資料源的數據,這和資料憑證的設定有關,想了解更多可以前往 Data Studio 資料來源連結設定

結語

在報表與資料源的管理上,最長被忽略的就是”擁有者”這個身份,也許你有發生過以下狀況,在員工離開公司以後,許多報表與資料源也跟著沒辦法使用了,這是因為員工的帳戶帶有報表與資料源的”擁有者”權限,員工離開的同時也將這些權限一併帶走了,為了避免這類狀況發生,在一開始就應該做好”擁有者”這個權限的管理。

管理的方式其實並不難,一般來說會建議不管是報表或資料來源,統一由公司的開發者帳戶(只要不是個人帳戶即可)來建立,以確保”擁有者”這項權限不是由個人帳戶所擁有,這可讓報表與資料源在後續的管理以及應用上更加的有效率。

在了解各項權限的權力範圍後,相信在報表與資料源的管理上一定能夠更快地上手,如果你想知道如何共用報表和資料源可以前往 Data Studio 報表基礎設定 – 共用報表、資料源

相關說明可以參考官方文件

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